Políticas de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es ÍNTEGRA Enterprise Soluciones Tech (en adelante denominada indistintamente como "ÍNTEGRA Enterprise", "ÍNTEGRA" o "Nosotros"), plataforma tecnológica proveedora de soluciones SaaS de Inteligencia Artificial Agéntica, automatización de canales comerciales, desarrollo web y marketing digital.

2. Marco Legal y Ámbito de Aplicación

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se fundamenta en las disposiciones consagradas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 ("Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales"), el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del Sector Comercio, Industria y Turismo de Colombia), la Ley 1273 de 2009 en materia de delitos informáticos y protección de la información, y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Asimismo, en atención a nuestros usuarios, suscriptores y clientes ubicados fuera del territorio colombiano, adoptamos como referencia las mejores prácticas y principios generales de privacidad establecidos en regulaciones internacionales, tales como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD / GDPR de la Unión Europea) y los marcos regulatorios de comercio electrónico de América Latina.

3. Principios Rectores del Tratamiento

ÍNTEGRA Enterprise aplica estrictamente los principios legales que rigen el tratamiento de datos personales:

• Principio de Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada sujeta a la ley colombiana y demás disposiciones aplicables.
• Principio de Finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima previamente informada al titular.
• Principio de Libertad: El tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento es veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información acerca de sus datos en cualquier momento.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones legales.
• Principio de Seguridad: La información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas indispensables para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información.

4. Categorías de Datos Personales Recolectados

Para la prestación de nuestros servicios, interacción en la web y contratación de la plataforma, podemos recopilar y tratar las siguientes tipologías de datos:

A. Datos de Identificación y Contacto

Nombre completo, tipo y número de documento de identificación (si es requerido fiscalmente), dirección de correo electrónico, número de teléfono móvil o WhatsApp, nombre de la empresa o negocio, país y ciudad de residencia, y enlaces a perfiles corporativos en redes sociales suministrados voluntariamente a través de nuestros formularios de contacto, registro o cotización.

B. Datos de Transacción y Facturación

Historial de compras, plan suscrito (Plan Lite, Plan Pro, Plan Enterprise o servicios complementarios), fecha y monto de pago. Aclaración importante: Todas las transacciones monetarias se procesan directamente a través de pasarelas de pago de terceros certificadas bajo estándares PCI-DSS (como PayPal y Mercado Pago). ÍNTEGRA Enterprise nunca almacena ni tiene acceso directo a números completos de tarjetas de crédito, códigos de seguridad CVV ni claves bancarias.

C. Datos Operativos en Agentes de IA y Flujos Conversacionales

Registros de conversaciones, parámetros de consulta comercial, mensajes de texto y estados de prospectos (leads) procesados a través de los canales conectados (WhatsApp Business API, Instagram, Messenger o Webchat) con el propósito exclusivo de permitir la automatización y atención en tiempo real según las instrucciones dadas por cada cliente en su respectivo Workspace.

D. Datos Técnicos y de Navegación

Dirección IP, tipo y versión de navegador, idioma preferido, sistema operativo, páginas visitadas, tiempo de permanencia y registros técnicos (logs de servidor) recolectados con fines de seguridad, prevención de fraudes y optimización del rendimiento de la plataforma.

5. Finalidades del Tratamiento de Datos

Los datos personales recolectados por ÍNTEGRA Enterprise son utilizados para las siguientes finalidades legítimas y contractuales:

1. Gestión de Servicios y Acceso a la Plataforma: Crear, activar, configurar y administrar las cuentas de usuario, Workspaces, agentes de inteligencia artificial y conexiones API contratadas en la plataforma.
2. Atención Comercial y Soporte al Cliente: Responder solicitudes de cotización, demostraciones de producto, dudas técnicas, peticiones de contacto telefónico o por WhatsApp y tickets de asistencia.
3. Gestión Contractual y Contable: Procesar suscripciones, emitir facturas o recibos de compra, procesar renovaciones y administrar la relación comercial con los suscriptores.
4. Comunicaciones Operativas y Notificaciones: Enviar avisos esenciales sobre el estado del servicio, actualizaciones de la plataforma, avisos de seguridad, vencimiento de planes o cambios en nuestras políticas y términos.
5. Calibración y Optimización de la Plataforma: Monitorear la disponibilidad, detectar fallos, prevenir accesos no autorizados y optimizar los algoritmos y tiempos de respuesta de nuestros agentes de inteligencia artificial.
6. Marketing y Novedades (con opción de desuscripción): Enviar boletines informativos, promociones exclusivas, nuevos casos de éxito y ofertas comerciales relacionadas exclusivamente con las soluciones de ÍNTEGRA Enterprise. El titular podrá cancelar su suscripción a estas comunicaciones en cualquier momento.
7. Cumplimiento Legal y Requerimientos de Autoridades: Atender obligaciones tributarias, comerciales y requerimientos formales de autoridades judiciales o administrativas competentes.

6. Tratamiento Específico en Agentes de Inteligencia Artificial (IA) y WhatsApp API

Al tratarse de una plataforma avanzada de Inteligencia Artificial y automatización comercial, establecemos las siguientes garantías específicas:

• Rol de Encargado del Tratamiento: Cuando un cliente conecta su línea de WhatsApp o CRM a ÍNTEGRA Enterprise para que su agente de IA atienda a sus propios clientes y prospectos, el cliente actúa como Responsable del Tratamiento de su base de datos, y ÍNTEGRA Enterprise actúa como Encargado del Tratamiento, procesando la información exclusivamente bajo las directrices y configuraciones del cliente.
• Integración con Modelos de Lenguaje (LLMs): Los datos enviados a las APIs de modelos de lenguaje avanzados (tales como OpenAI o Anthropic) son transmitidos de forma segura y encriptada únicamente para generar la respuesta en tiempo real solicitada en el flujo conversacional, conforme a las políticas de uso empresarial y cero retención de entrenamiento no autorizado de dichos proveedores.
• Conexión Oficial con Meta / WhatsApp Business API: Toda la mensajería a través del canal de WhatsApp se procesa de acuerdo con las políticas comerciales y de privacidad oficiales de Meta Platforms, Inc., requiriendo el consentimiento previo (Opt-in) del usuario final para iniciar o sostener la comunicación.

7. Derechos de los Titulares de la Información

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 de la República de Colombia y las normas concordantes, el Titular de los datos personales cuenta con los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar: Conocer los datos personales recolectados, así como solicitar su actualización o corrección ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización: Solicitar copia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando la ley la exceptúe.
• Ser informado del uso: Ser informado previa solicitud respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la SIC: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la ley colombiana de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión: Solicitar la revocación del consentimiento o la eliminación del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceso gratuito: Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos (Habeas Data / PQR)

Cualquier titular o su representante debidamente acreditado podrá ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación o supresión de datos a través de los canales oficiales dispuestos:

Requisitos de la Solicitud:

• Nombre completo e identificación del titular (y del representante legal si aplica, con su respectivo poder).
• Descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
• Petición concreta (ej. actualización de correo, revocatoria de autorización, eliminación de registro, reporte de información almacenada).
• Dirección física o electrónica de notificación para remitir la respuesta.
• Documentos que respalden la solicitud (en caso de aplicar).

Tiempos Legales de Respuesta:

• Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos (Actualización, Rectificación o Supresión): Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

9. Seguridad, Confidencialidad y Almacenamiento de la Información

En ÍNTEGRA Enterprise implementamos rigurosas medidas técnicas, organizacionales, jurídicas y de infraestructura tecnológica para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información almacenada:

• Cifrado de Comunicaciones: Todo el tráfico entre los usuarios y nuestras plataformas está protegido mediante certificados SSL/TLS con encriptación de extremo a extremo de alta seguridad (HTTPS).
• Control de Accesos: Restricción estricta de privilegios de acceso a las bases de datos y servidores mediante autenticación robusta y principio de mínimo privilegio.
• Infraestructura Segura: Servidores y centros de datos de clase mundial provistos de cortafuegos (firewalls), sistemas de prevención de intrusiones, monitoreo en tiempo real y copias de seguridad periódicas.
• Acuerdos de Confidencialidad: Todo el personal técnico y colaboradores de ÍNTEGRA Enterprise suscriben compromisos estrictos de secreto profesional y no divulgación de información confidencial.

10. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos

Para la adecuada prestación de los servicios de la plataforma en la nube, ÍNTEGRA Enterprise puede contratar proveedores tecnológicos de infraestructura, hosting, procesamiento de pagos y servicios de Inteligencia Artificial cuyos centros de datos se encuentren ubicados fuera de Colombia (por ejemplo, en Estados Unidos o la Unión Europea).

Al aceptar estas políticas o contratar nuestros servicios, el titular autoriza expresamente la transmisión o transferencia internacional de sus datos, garantizando que dichos proveedores cuentan con niveles adecuados de protección de datos personales y cumplen con estándares internacionales de seguridad de la información.

11. Política de Cookies y Tecnologías de Seguimiento

Nuestro sitio web utiliza cookies (pequeños archivos de texto que se almacenan en su navegador) y tecnologías similares para garantizar el funcionamiento técnico, recordar preferencias de navegación, mejorar la velocidad del sitio y recopilar métricas analíticas anónimas de tráfico.

• Cookies Técnicas / Esenciales: Necesarias para el funcionamiento del sitio web, autenticación de sesiones y navegación segura.
• Cookies de Rendimiento y Analítica: Nos permiten cuantificar el número de visitantes y analizar el comportamiento de uso para mejorar la experiencia de usuario.
• Cookies de Preferencia: Permiten recordar configuraciones previas (como idioma o datos precargados en formularios).

El usuario puede en cualquier momento configurar o deshabilitar el uso de cookies directamente a través de las opciones de configuración de su navegador web (Chrome, Firefox, Safari, Edge, etc.). Tenga en cuenta que la desactivación de ciertas cookies esenciales puede limitar el funcionamiento de algunas características de la plataforma.

12. Vigencia de las Bases de Datos y Modificaciones a la Política

Las bases de datos gestionadas por ÍNTEGRA Enterprise Soluciones Tech tendrán una vigencia equivalente al periodo durante el cual se mantenga la relación comercial, contractual o de servicio con el cliente o usuario, más el tiempo adicional necesario para cumplir con las obligaciones legales, contables, tributarias o estatutarias pertinentes.

ÍNTEGRA Enterprise se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente Política de Privacidad en cualquier momento para adaptarla a novedades normativas, mejoras técnicas o cambios en el modelo de negocio. Cualquier modificación sustancial será publicada oportunamente en esta misma página web indicando la fecha de la última versión.